开会的正确姿势

最近开始了一个新项目,需要频繁的密集进行开会。这里来总结一些开会的经验和教训,让会议更加高效,节约每个与会者的时间和生命。

开会前的准备

开会前,首先要发送会议请求给自己认为需要参加这个会议的人。这个会议请求虽然看似简单,也是有很多门道的。

  • 一定在会议预定时间的一天前发送会议请求,特别要考虑到时区和节假日的问题,不要让收到会议邀请的人感觉措手不及,甚至把会议时间设定在他们可能打开邮箱之前。
  • 在会议邀请的邮件正文中,要说明这次会议的目标,议题或者需要解决的问题。如果需要对方做准备,也一定要尽早说明清楚,节省双方的时间
  • 会议的参加者名单,有些人可以设置为Optional。如果和对方是第一次见面,需要简单的说明自己的职位,介绍相互之间的关系和桥梁,让对方明白自己建立这个会议的必要性

会议中

  • 进入会议一定要准时,最好提前两三分钟进入会议室或者电话会议,如果是项目经理,可以跟组内成员定下这个规矩
  • 会议开始后,会议的主持人可以先重申一下本次会议需要的目标和大概的时间安排,使大家专注与讨论跟目标相关的事务
  • 会议过程中,主持人还要把控好会议的节奏,避免出现离题太远的情况
  • 会议即将结束的时候,主持人可以总结归纳今天的内容,比如做出的决定,另外,各个Action Item要明确责任人和截止日期,并且获得当事人的确认

会议后

  • 主持人或者书记需要发送会议纪要
  • Action Item的检查,如果超过截止日期,需要对责任人进行提醒

以上就是我对开会的一些经验和教训。接下来也会不断的践行上面的一些注意点,希望把会议开的更加高效。

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